Managementassistent (ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof)
Word jij onze nieuwe managementassistent?
Als onmisbare schakel binnen het secretariaat, vervang jij een van onze huidige managementassistenten gedurende haar zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke vervanging na de zomervakantie (3 dagen p.w.), met de mogelijkheid om daarna bij ons te blijven.
Samen met de andere twee managementassistenten zorg jij voor een goed draaiend secretariaat en ondersteun je het managementteam en de leidinggevenden. Als eerste aanspreekpunt binnen de organisatie geef je onze klanten een warm welkom en weten ook alle andere collega’s jou te vinden. Je haalt plezier uit het ontzorgen, regelen en organiseren. Of het nu gaat om het uitvoeren van administratieve werkzaamheden, het organiseren van een interne activiteit of een collega helpen die het net iets te druk heeft… Jij draait er je hand niet voor om!
Jouw rol als managementassistent
Ben je benieuwd wat er op een gemiddelde werkdag op jouw to-do lijst staat? Dit ga je zoal doen:
- ’s Ochtends controleer je de spreekkamers en de keuken zodat het kantoor klaar is voor een nieuwe dag;
- Je beheert de centrale agenda, het reserveringssysteem van de spreekkamers en in overleg de outlook agenda van betrokken manager/directielid;
- Gedurende de dag ontvang je gasten en verricht je diverse secretariële werkzaamheden; Denk hierbij aan: het afhandelen van inkomende-, en uitgaande post, telefoonverkeer, het verzorgen van administratieve ondersteuning, het notuleren van vergaderingen etc.;
- Je onderhoudt externe contacten met facilitaire diensten/leveranciers en controleert de voorraad kantoorartikelen. Indien nodig verzorg je de inkoop hiervan;
- Samen met de twee andere managementassistenten organiseer je interne activiteiten zoals: personeelsuitjes, de kerstbijeenkomst, zomerBBQ’s, het Sinterklaasfeest en de maandelijkse “zeepkistbijeenkomsten”;
- Je biedt -na instructie-, zelfstandig ondersteuning bij debiteurenbeheer en/of facturatie;
- Aan het eind van de dag maak je een rondje en probeer je zoveel mogelijk af te maken zodat het kantoor gereed is voor een volgende dag.
Hier herken jij jezelf in:
- Je bent in het bezit van een afgeronde opleiding MBO (directie)secretaresse/ Managementassistent - niveau 4;
- Je bent klantgericht en hebt een proactieve-, en flexibele werkhouding;
- Uitstekende beheersing in de Nederlandse taal. Zowel mondeling als schriftelijk;
- Engels: goed in woord en schrift;
- Duits: voldoende in woord;
- Goede beheersing van Office-applicaties (Word, Outlook, Powerpoint, Excel).
Wie zijn wij?
Wij zijn IOB, ingenieurs in hart en nieren. Wij geloven dat elke klant maatwerk verdient. Onze aanpak is dan ook altijd persoonlijk, flexibel en met veiligheid hoog in het vaandel. Bij Ingenieursbureau IOB begint het project bij de klant en niet bij de techniek. We streven er niet voor niets naar dat onze klanten onze dienstverlening met minimaal een 8 beoordelen!
Het leveren van onze hoge kwaliteit dienstverlening gaat hand in hand met een fijne onderlinge werksfeer. Intern zijn onze lijntjes kort en er worden regelmatig activiteiten georganiseerd waar je bij kunt aansluiten. Dat zijn bijvoorbeeld onze maandelijkse zeepkistbijeenkomst, het jaarlijks personeelsuitje, de zomerBBQ en de kerstbijeenkomst maar ook door collega’s geïnitieerde activiteiten zoals fietsen voor het goede doel of een PUBquiz!
Zie jij jezelf als onze nieuwe collega? Dan zijn wij heel benieuwd naar jouw cv. Deze kun je sturen naar personeel@iob.nl. Heb je naar aanleiding van deze vacaturetekst toch nog vragen? Bel gerust op en vraag naar Wim Flikweert - Operationeel directeur - 088 446 4462
